Något om Systembolagets sortimentshantering

Källa: Stockholmskällan. Licens.

Veckans text som listade ölen som försvinner från Systembolagets fasta sortiment (länk) skapade en del reaktioner och frågor om hur det egentligen går till när öl kommer in i och försvinner från sortimentet.

Jag har pratat med mina kontakter inom och utom Systembolaget, och lite har jag fått fram. Notera att det här egentligen är processer som delvis är helt interna, och delvis är mellan Systembolaget och leverantörerna. Så det finns stora luckor i vad jag vet, och jag kan ha missuppfattat detaljer.

Frågan ”Hur många öl måste man sälja för att kunna komma in i det fasta sortimentet?” är felställd, ungefär på samma sätt som ”Hur långt måste man hoppa för att få OS-guld i längdhopp?”. Svaret är på förhand aldrig ett antal centimeter utan ”Längre än de andra”.

Systembolagets sortiment är uppdelat i ett antal kategorier: Porter/stout burk, ljus lager burk 500 ml, rött vin helflaska 70-79 kronor. Och så vidare.

De är sedan uppdelade i subkategorier som är uppdelade i segment, totalt finns ungefär 150 sådana segment. Tanken är att de varor som finns i ett segment ska vara så lika varandra att kunden troligt blir lika nöjd oavsett vilken som finns. Den här uppdelningen är inget som kunderna behöver känna till utan för interna behov. 

I varje kategori får alla varor en poäng baserat på en mängd olika kriterier, de viktigaste är försäljning och hur mycket Systembolaget tjänar på produkten utpris. Till det kommer sådant som förpackningsstorlek, miljöhänsyn, förväntad tillgång (tror jag) och Systembolagets marginal. Med mera. Poäng räknas samtidigt fram för de varor som finns i beställningssortimentet (men inte i det lokala småskaliga).

Långt i förväg har Systembolagets kategorichefer kommit överens hur många varor som ska finnas i varje kategori/subkategori/segment i det fasta sortimentet utgående från sådant som försäljningsutveckling, kommande trender, butiksutrymme, upplevt behov av förnyelse. Etc.

Resultatet är ett internt dokument vid namn Kategorihandlingsplan: ”Vi tror att vi nästa år säljer allt mindre och allt färre sorters Madeira, men mer smaksatt söt cider. Vi tar och flyttar några hyllplatser från det ena till det andra”. Det är också här man bestämmer för hur många nya varor man vill få in i sortimentet och utifrån dessa kommer det så småningom ut en kravställning för intresserade leverantörer – offertförfrågning eller ”tender”.

Exempel på en (väldigt generell) tender.

Nu vet man hur många varor man ska ha i varje segment, och det fylls på av de varor man har. Varje segment har ett visst antal givna platser med garanterad butikstäckning. Om det i segment X finns 20 platser så fylls de på med de 20 högst poängsatta varorna i detta segment. Ur såväl det fasta sortimentet som beställningssortimentet.

Ingen butik är så stor att den har 100 % av det fasta sortimentet, så utgående från ett antal kriterier så har butiken, säg, åtta varor i kategori X. Då kommer de åtta som har högst poäng att hamna på hyllan.

Sortimentet utvärderas hela tiden. Om det över en utvärderingsperiod visar sig att det i kategorin X finns en vara i beställningssortimentet som ligger på plats 12 i poänglistan, och det finns 20 platser i kategorin så kommer denna vara att putta ut den gamla ”plats 12” och ersätta denna på exakt samma butiksplatser. Detta sker fyra gånger per år, vid sortimetrevisionerna. Och de som åker ur hamnar alltså i ”anti-nyheter”.

Leverantörerna kan se poängen för alla varor i en rapport som innan utvärderingsperioderna, och för sina varor i en rankningsrapport som kommer varje vecka. De ser poängen för andra leverantörers varor, men inte vilka varor det är. 

Till det kommer ytterligare komplexitet, till exempel finns vissa varor som Systembolaget anser att de måste ha oavsett poäng eftersom de anses så unika att de måste vara tillgängliga som exempelvis arrak eller Angostura Bitter.

Butikerna är också olika vad gäller såväl storlek som sortimentsmodell, vissa är mer inriktade på bulkköp med stora mängder av storsäljarna, andra mer inriktade på försäljning av fler produkter i mindre volymer.

Dessutom kan varje butik få in varor från beställningssortimentet till hyllan på grund av lokal efterfrågan. Jag har sett leverantörer pusha för detta: ”Om du ska beställa ölen Z, gör det i butik A eller B. Om du skickar in kvittot till oss så får du en liten present!”. Vi är nämligen en mycket liten minoritet som bryr oss om beställningssortimentet – vill du ha någon volym i försäljningen måste varan finnas att handla direkt, om så i en enda butik.

Med det sagt så verkar en del leverantörer veta rätt väl vad som krävs i aktuell kategori/subkategori/segment: För något år sedan fick jag på Facebook se en kampanj ”Vi behöver bara sälja 1.050 flaskor av denna mörka exklusiva rom för att komma in i det fasta sortimentet. Nu behöver vi bara sälja 200 flaskor till, snälla hjälp oss med de sista!”